In der Verarbeitung von eingehenden Dokumenten verändern sich die Arbeitsprozesse in allen Bereichen des Unternehmens. „Dunkelverarbeitung“ ist hier das neue Schlagwort.
Hier bringe ich Licht ins Dunkle. Beschreiben wir zunächst einen typischen Prozess:
- Papierdokumente werden digitalisiert
- Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten werden Papierdokumente nach standardisierten Regeln analysiert
- Dabei unterstützt eine moderne Software die Zeichen und Texterkennung und analysiert die Inhalte (Optical Character Reader/OCR-Lesung)
- Die Dokumente werden automatisiert in die Fachprozesse weitergeleitet
Jetzt wird es „dunkel“
Hierzu ein Beispiel aus der Praxis: Ein Versicherungskunde teilt seiner Versicherung per Fax seine neue Wohnadresse mit. Da das Dokument elektronisch vorliegt, muss es nicht mehr gescannt werden. Die OCR-Software erkennt, dass es sich um eine Adressänderung handelt. Die zu ändernden Adressdaten werden automatisch aus dem Dokument ausgelesen und es erfolgt eine automatisierte Adressprüfung. Gibt es die genannte Straße in dem jeweiligen Ort? Stimmen Postleitzahl und Ortsbezeichnung überein? Sind alle Daten in Ordnung, werden diese ohne manuelles Zutun in die Kundendatenbank des Unternehmens übernommen. Ab sofort wird der Kunde unter seiner neuen Adresse angeschrieben.
Die Aufgaben klassischer Poststellen ändern sich im Zusammenhang moderner Prozesse wie der Dunkelverarbeitung erheblich:
- Eingehende Papierdokumente werden in den Poststellen gescannt
- Daten werden automatisiert ausgelesen und nur noch bei Bedarf von Poststellenmitarbeitern überprüft
- Teilaufgaben werden von Fachabteilungen übernommen (Adressprüfung, Ergänzung von nicht vorhandenen Daten).
Poststellen rücken kontinuierlich näher an die Fachbereiche heran und leisten zusätzliche Aufgaben. Diese neuen Aufgaben stellen neue fachliche und organisatorische Anforderungen an das Poststellen-Team und an jeden einzelnen Poststellenmitarbeiter.
Fazit: Nur mit der Bereitschaft der Poststelle, sich den neuen bzw. veränderten Aufgaben zu stellen, werden die Poststellen diese auch erfolgreich bewältigen. Ein kontinuierlicher Weiterbildungsbedarf wird notwendig und ist eine notwendige Investition die zu weiteren Ressourceneinsparungen führen wird.