Die feinen Unterschiede – Hybridpostportale im Vergleich

In einer Marktstudie hat das Branchenmagazin Postmaster Magazin insgesamt 16 Dienstleister mit ihren Portalen für Hybridpost untersucht. Hybridpostportale sind eine Lösung zum Outsourcing automatisierungsfähiger Briefsendungen aller Art – Tagespost, Transaktionspost und Werbepost. Verglichen wurden Brief- und Versandoptionen, die Konditionen bei der Einlieferung, Datenformate und Einlieferungswege, die Abrechnungsmodalitäten und weitere Services. Im Ergebnis erscheinen die Unterschiede der untersuchten Anbieter nicht sehr groß, alle verarbeiten Standardbriefe und fast alle bieten als Versandkanäle Briefpost, Fax, E-Mail, De-Mail, E-Postbrief und SMS, die feinen, aber wichtigen Unterschiede ergeben sich im Detail:

Nicht jedes Unternehmen hat regelmäßig anfallende größere Mengen an Geschäftspost zum Versenden. Hier gibt es monatliche Schwankungen. Es ist nachvollziehbar, dass sich hier niemand weder für zu versendende Mindestmengen, noch für Vertragslaufzeit verpflichten will.

Wer sich einmal auf einem Portal registriert hat, kann seine gesamte Ausgangspost am Rechner erledigen. Beispielsweise für Handwerker oder Freiberufler aller Art ist das der ideale Weg für den Rechnungs- und Mahnungsversand. Für die Dienstleister selbst sind deren Kleinmengen ein Nebengeschäft, einfach eine zusätzlichem Möglichkeit, an Kunden zu kommen und die Kapazitäten auszulasten; der große Umsatz wird in anderen Bereichen gemacht.

Die meisten Anbieter konzentrieren sich daher von vornherein auf das BtoB-Geschäft. Hier besteht das Portal nicht unbedingt in einer allgemein zugänglichen Weboberfläche, über die Briefe nach einem Login hochgeladen werden, sondern es wird eine kostenlose Software oder ein virtueller Druckertreiber für die Datenübertragung installiert. Damit ist der Briefversand bereits mit dem Klicken auf den Druckknopf abgeschlossen. Für große Datenmengen richten die Dienstleister ihren Kunden besondere Schnittstellen oder sogar VPN-Tunnel ein.

Über die Nutzung eines Briefportals kann der Postausgang komplett an einen Dienstleister übergeben werden, aber auch nur Teile davon. Das Portal kann phasenweise genutzt werden, wenn Sonderaktionen in der Poststelle nicht zu schaffen sind.

Standardbrief: das liebste Produkt

Bei den Briefoptionen stehen ein- oder doppelseitiger Schwarzweiß- oder Farbdruck zur Wahl; die Kuvertgröße richtet sich automatisch nach der Seitenanzahl, C4 kann aber auch für Einzelblätter ausgewählt werden, die ungefalzt bleiben sollen. Duplexdruck ist meistens möglich. Der Druck wird in der Regel auf 80-Gramm-Papier realisiert, weil damit eine automatisierte Verarbeitung möglich ist. In Einzelfällen steht optional schwereres „Premiumpapier“ zur Verfügung. Geschäftspapier-Elemente sollten in der Datei enthalten sein, dann werden sie mitgedruckt, ebenso Beilagen – hier sind ein paar Kompromisse bei der Qualität zu machen. Einfache Beilagen, etwa die AGB, sind hingegen problemlos mit zu drucken.

Gute Geschäftskunden können ihre Vordrucke hinterlegen oder die Kuverts individuell bedrucken lassen. Die Portale sind auch Serienbrief-tauglich. Fragen Sie aber lieber nach, ob diese Sendungen wie Dialogpost abgerechnet werden. Einschreiben und andere Mehrwertsendungen bietet nicht jeder Dienstleister an.

Portooptimierung durch Konsolidierung

Die meisten Portaldienste nutzen für den Versand die Deutsche Post. Über Konsolidierung erzielen sie Rabatte, die dafür sorgen, dass den Kunden nicht nur Arbeit abgenommen wird, sondern sie auch Kosten sparen können. Zeitlich ist es ähnlich wie Selbermachen: Mittags ist eine Frist für Verarbeitung und Auflieferung am selben Tag, so dass der Brief in der Regel am nächsten Tag sein Ziel erreicht. Die ganz großen Anbieter konsolidieren selbst, indem sie die Aufträge ihrer Kunden bündeln und mit DV-Freimachung versehen. Geschäftsbeziehung mit viel Flexibilität Vertragsbindung ist in diesem Geschäft eine Ausnahme. Häufiger ist eine monatliche Mindestmenge an Sendungen – wobei der Dienstleister sicher nicht kleinlich sein wird, wenn diese im Sommerloch nicht erfüllt werden kann. Eher geht es ihm um eine Kalkulationsgrundlage. Angebote an Kleinkunden mit Einzelbriefen stehen in Verbindung mit einem Tarifrechner, wie man ihn aus dem Internetshop kennt: Je nach angegebenen Mengen und ausgewählten Optionen wird der Endpreis angezeigt. Daran schließt sich in der Regel Vorkasse beispielsweise über ein Guthaben an. Große Kunden zahlen über geschäftsübliche Wege nach Rechnung.

Zusätzliche Angebote der breit aufgestellten Portalbetreiber sind Adresspflege, Archivierung, Postausgangsdokumentation, Transpromodruck, E-Invoicing oder sogar Fulfillment – die Möglichkeiten sind insgesamt so vielfältig wie die Kundenwünsche, aber nicht jeder macht alles. Mit Standardpost ist ein Kunde überall gut bedient; Extras bedürfen einer genauen Absprache im Vorfeld.

Wer steckt hinter dem Portal?

Es sind vor allem Druckdienstleister und Lettershops, die mit dem Portal ihr Geschäftsfeld erweitert haben. Auch gibt es Briefdienstleister mit diesem Zusatzangebot. Außerdem stehen Makler mit  Lettershops und Postdienstleistern in Zusammenarbeit. Deren Angebote sind stärker individualisiert, weil sie Aufträge anforderungsgemäß weiterreichen.

Einen innovativen Ansatz verfolgt die Confidence Center Information Logistics AG. Das auf elektronische Postdienstleistungen spezialisierte Berliner Unternehmen verarbeitet mit ihrem Web-Portal Confidence post jegliche Art von elektronisch eingelieferter Schriftkommunikation zu Postbriefen, Einschreiben, sicheren Onlinebriefen, E-Mails, Faxen oder SMS. Dabei gibt es keine Mindestmengen und auch keine verpflichtenden Vertragslaufzeiten. Dieser Service kann kostenlos getestet werden.

Die Einlieferung erfolgt über eine sichere Internetverbindung und zwar durch Hochladen auf das Portal, per Druckbefehl oder per Softwareschnittstelle. Der Kunde wählt aus der ganzen Bandbreite der Verarbeitungsoptionen alle passenden Einstellungen aus und sendet den Auftrag ab. Confidence post übernimmt  je nach Versandkanal vollautomatisch die restliche Arbeit. Verarbeitet werden Briefe ab 69 Cent inklusive Material, Druck und Porto. Auf Anfrage werden bei größeren Mailings Sonderpreise gewährt.

Wer nicht das Web-Portal nutzen will, dem steht der BriefManager als kostenloser Download zur Verfügung. Die Software-Lösung übernimmt am Arbeitsplatz den Versand der Post. Nach Installierung kann per Druckbefehl Post eingeliefert werden. Confidence Center ist der einzige Anbieter am Markt, der die Versandkanäle Brief, Einschreiben, Onlinebrief, De-Mail, Fax, SMS und Werbepost aus einer Hand anbietet. Nach der elektronischen Einlieferung übernehmen mehrere Druckzentren die weiteren Schritte, wie das Ausdrucken, Falzen, Kuvertieren und Frankieren von Briefsendungen. Die Zustellung erfolgt durch die Deutsche Post.

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