Das Papier ist nicht mehr geduldig längst fallen rechtliche Hürden und alles deutet darauf hin: Die Schriftformerfordernis steht auf dem Prüfstand. Mit dem Projekt „Digitale Erklärungen“ will das Bundesinnenministerium die Schriftformerfordernis aufweichen. Jede Bundesbehörde ist aufgefordert zu prüfen, wo papiergebundene Kommunikation noch erforderlich ist. Kein Zweifel: Der Weg ist frei zum papierlosen Büro.Allerdings ein steiniger Weg für große Ziele. So soll die Unterschriftsleistung oder das persönliche Erscheinen im Amt ersetzt werden durch digitale Kommunikation auch per E-Mail. Alles was die Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürger oder Unternehmen erleichtert, soll nun umgesetzt werden. Alle Verwaltungsdienstleistungen stehen dabei online zur Verfügung, allen voran die Formulare, die im Idealfall sogar entfallen können.
Alternativen zur Briefkommunikation
Alternativen zur Briefkommunikation mit den Behörden sind schon Realität. Allen voran De-Mail und der neue Personalausweis mit eID-Funktion. Doch auch hier denkt man im Ministerium schon über Vereinfachungen nach, zumal De-Mail Akzeptanzprobleme hat.
Beide Onlinebrief-Angebote, De-Mail und E-Post-Brief, haben durchaus ihre Tücken. So bestehen bei De-Mail nach wie vor rechtliche Bedenken was die Sicherheit betrifft, obwohl sich durch die Ende–zu Ende-Verschlüsselung schon einiges getan hat. Da diese geschlossene Sicherheitslücke noch zu wenig bekannt ist, hat De-Mail noch ein Imageproblem.
Für die Nutzung von De-Mail, angeboten von den großen zertifizierten De-Mail-Providern Mentana-Claimsoft, Deutsche Telekom und United Internet müssen die Nutzer zunächst ein Ident-Verfahren durchlaufen und eine spezielle Adresse einrichten. Erst dann kann die Kommunikation starten, allerdings nur mit Teilnehmern die ebenfalls registriert sind. Der Kommunikationsweg gilt als sicher, zumal die Nachricht mit der Ende-zu Ende-Verschlüsselung verschickt wird. Möglich ist sowohl der Versand von Einzelsendungen, als auch die mandantenfähige Massenverarbeitung in Unternehmen. Für Privatnutzer ist der Dienst kostenlos.
Auch für den E-Post-Brief ist ein Identverfahren und die Einrichtung einer Adresse notwendig. Für die Zustellung des E-Post-Briefs fallen Kosten an: Für die Standard-Zustellung bis 20 MB sind es 62 Cent. Für das Einschreiben mit Empfangsbestätigung 1,80 Euro.
Mit zahlreichen Angeboten locken weitere elektronische Postanbieter Kunden. IncaMail und Regimail arbeiten mit bestehenden Mail-Adressen. Hier ist nicht die Identität des Nutzers, sondern der Transport von einer Mail-Adresse zur Anderen gesichert. Es genügt die einmalige Online-Registrierung, um die empfangene Mail-Nachricht lesen zu können.
Virtuelle Briefkästen
Vielfach sind Rechnungen, etwa die vom Handy oder die Telefonrechnung über ein Online-Portal abrufbar. Der registrierte Nutzer hat einen eigenen Briefkasten, wo er die eingegangene Post abholen kann. So kann es sein, dass mehrere Briefkästen auf verschiedenen Portalen jeweils mit eigenen Zugangsdaten gesichert zu bedienen sind. Der Bitkasten will das ändern. Jedem Nutzer steht ein virtueller Hausbriefkasten zur Verfügung, in dem die Unternehmen ihre Post einliefern können. Die Empfänger müssen dann wie bei der Briefpost nur an einer Stelle nachsehen. Der Zugang zum Bitkasten ist nur mit dem elektronischen Personalausweis mit eID-Funktion möglich. Dieser Ausweis ist aber noch zu wenig verbreitet.
Sicherer Versand über alle Kanäle
Andere Wege bietet die Confidencepost der Confidence Center Information Logistics AG. Der Berliner Anbieter für beweis- und revisionssichere elektronische Postdienstleistungen kann unterschiedliche Versandwege bedienen, ganz gleich ob De-Mail, E-Mail, SMS, Fax oder Briefpost. Das Portal confidencepost.de macht es dem Nutzer einfach. Die Einlieferung erfolgt über eine sichere Internetverbindung per Druckbefehl durch das Hochladen auf das Portal, oder per Softwareschnittstelle. Der Kunde wählt aus der ganzen Bandbreite der Verarbeitungsoptionen alle passenden Einstellungen aus und sendet den Auftrag ab. Confidence post übernimmt je nach Versandkanal vollautomatisch die restliche Arbeit. Kunden zahlen für Briefe ab 60 Cent inkl. Material, Druck und Porto. Die Berliner sind die einzigen Anbieter im Markt, die automatisch und kostenlos für die Empfänger von Onlinebriefen ePoststellen (Online-Briefkästen) erzeugen. Komplizierte Vorabregistrierungen Ihrer Adressaten entfallen.
Was sich abzeichnet: Elektronische Post ist im Kommen. Insgesamt werden immer weniger Briefe geschrieben. Und auch bei sensiblen Dokumenten wird nicht mehr an der Schriftformerfordernis festgehalten, sondern es muss sich mit elektronischen Kanälen auseinandergesetzt werden.