Rund 20 Arbeitstage jährlich gehen in Deutschland im Büroalltag aufgrund von langsamer, fehlerhafter oder komplizierter Technik verloren. Dies ergab die Studie „IT-Zufriedenheit in europäischen Unternehmen“ von Sharp Business Systems in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Censuswide. Die europaweite Befragung förderte aber nicht nur Technikprobleme als Ursache zu Tage, sondern auch schlecht organisierte Abläufe in den Unternehmen erwachsen zu echten Zeitfressern.
Wie dem Zeitverlust gegengesteuert werden kann, zeigt das Beispiel des bayerischen Mineralölhändlers A. F. Bauer. Mit langjährigen Branchen- und Marktkenntnissen und einem Team von ca. 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist A.F. Bauer eines der führenden mittelständischen Unternehmen auf dem Tankstellensektor im südostbayerischen Raum.
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, nehmen die Organisation der betrieblichen Prozesse und deren Steuerung eine Schlüsselstellung ein. Für die weiterhin erfolgreiche Unternehmensführung will sich die Firma A. F. Bauer ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren und hat daher alle Aufgaben, die nicht dazu gehören, ausgelagert. Dazu gehört beispielsweise der Druck und Versand von Briefen, Rechnungen und Mahnungen. Aber die für diesen Prozess notwendigen Maschinen benötigen Platz, verursachen Kosten und die Mitarbeiter erfordern Arbeitszeit. Das Unternehmen entschied sich daher für den Wechsel zur Onlinekommunikation. Für den Umstellungsprozess wurde nach einer Lösung gesucht, die nicht nur kostengünstig und zuverlässig arbeitet, sondern auch nachhaltig wirkt. Benötigt wird ein erfolgreiches Verfahren, das den Mitarbeitern die Arbeit erleichtert und damit Zeit spart.
Innerhalb von 24 Stunden betriebsbereit
Über Empfehlung entschied man sich für die Lösung der auf elektronische Postdienstleistungen spezialisierten Confidence Center AG in Berlin. Das System von Confidence Center innerhalb eines Tages installiert und sofort betriebsberiet. Parallel erfolgte die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei A. F. Bauer.
Im schnell wachsenden Markt für Online-Postdienste setzen die Berliner mit ihrem Produkt Confidence post Maßstäbe für Integration, Prozesskostenoptimierung und Usability. Verlängerung des Outputmanagements bis zum Empfänger. Briefe, Rechnungen und Mahnungen werden automatisch bis zum Kunden geliefert. Hierbei wird als einzige Schnittstelle der Multi-Channel-Versand Confidence post genutzt. Die Kunden versenden Onlinebriefe, Hybridbriefe und Einschreiben, De-Mails, Faxe, SMS oder portooptimierte Werbepost direkt vom Arbeitsplatz aus.
Mit Confidence post wurde bei A. F. Bauer die gesamte Fertigung der Korrespondenz – ob in Papierform oder per Onlinebrief mit Signatur – nahtlos in das bestehende Informationsmanagement integriert. Nach Installation des BriefManagers ist Confidence post sofort einsatzbereit. Ein Mausklick zur Einstellung der Versandeigenschaften genügt und der Brief ist verschickt. Im postzugelassenen Druckzentrum wird der Brief ausgedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und dann von der Deutschen Post dem Empfänger zugestellt. Dabei gibt es keine Mindestmengen. Der Versand beginnt ab einer Briefsendung, abgerechnet wird nur das jeweilige Versandvolumen.
Mit der Umstellung auf den elektronischen Versand haben sich erhebliche Einsparpotenziale ergeben: Derzeit werden etwa 40 Prozent der Rechnungen, Mahnungen und sonstigen Korrespondenz als Onlinebrief mit digitaler Signatur ausgeliefert. Das entspricht einer Kostenersparnis von etwa 90 Prozent gegenüber dem konventionellen Postversand über die hauseigene Druckerei. Der Rest geht als Hybridbrief über dieselbe Schnittstelle und spart gegenüber der eigenen Fertigung knapp 60 Prozent der Kosten.